Din hemvist är Ditt skåp, tills Du byter. Eller suddas ut?

Lösningen brukar vara att gruppera medarbetarna i en hemvist. Här har du Ditt personliga skåp, det gemensamma material i pappersform Du behöver och kollegor Du samarbetar med. En enhet eller ett projekt på kanske 10-20 personer som delar en öppen och varierad arbetsplats för arbetsdagens olika behov. Och som alltid har rum för välkomna gäster!

Utmaningen är när arbetet kräver snabba byten av grupperingar, när många är nomader som rör sig mellan projekt och arbetsuppgifter. Frågan blir då ofta - Var ska jag då ha mitt skåp? För faktiskt, några personliga arbetsredskap och privata prylar är väldigt praktiskt att ha intill sig.!

En enkel och lättsam lösning finner vi på Microsoft i Holland.  Du väljer ett ledigt skåp i närheten av din aktuella arbetsplats, skriver Ditt namn, och vips så har Du själv bestämt var du hör hemma.

Alltför lättsamt? - Existerar jag verkligen utan självhäftande namnskylt rekvirerad från vaktmästeriet? Tänk om någon suddar ut mig?

/ T

/ TNB

Cooworking på universitetsbiblioteket

Nygamla fenomen behöver benämnas med nya ord för att markera skillnader mot förr, skapa en känsla av samförstånd bland förespråkare och användas i marknadsföringen. Så föds begreppet Aktivitetsbaserad Arbetsplats, ibland förkortat A2. Finns på engelska också: Acitivity Based Workplace. Och då som ytterligare en av alla bokstavskombinationer att hålla reda på: ABW.

Begreppet är bra på så sätt att det lägger tonvikten på det vi faktiskt utför på arbetsplatsen, aktiviteterna. Tanken är att de allra flesta gör flera saker under en arbetsdag: Läser, fattar beslut, skriver, umgås, svarar på mail, utbyter kunskap, kopierar papper, utvecklar ny kunskap och mycket annat. Olika aktiviteter som bäst stöds av olika verktyg och platser, och där det egna arbetsbordet sällan är det bästa alternativet.

Bland de kvaliteter som internationella teoretiker och praktiker framhåller som kritiska för att detta ska fungera finner vi arbetsplatser med variation, teknikstöd för platsoberoende och inte minst en kultur som präglas av tillit till medarbetarnas förmåga att skapa gemensam trygghet, kraft och riktning.

En paradox är att samtidigt som den ständiga rörelsen mellan platser av många beskrivs som önskvärd i det lilla formatet, ifrågasätter allt fler i en större skala det vettiga i den “aktivitetsbaserade staden” Det vill säga differentiering av arbete, boende och fritid och alla de tidsödande och miljöbelastande resor det medför.

Lösningsförslag kring detta dilemma varierar. Från lokala organisationsgemensamma arbetsplatser som också i stigande utsträckning prövas på många håll under benämningar som Cooworking, the Hub och Coffice. (länk) Till helt decentraliserade virtuella och ständigt uppkopplade organisationer.

Men så var det där med det personliga mötet IRL. En kram eller så. Fast kanske inte på kontoret.

/ TNB

/ TNB

Propellerheads kontor, också ritat av BSK, är ännu vassare

En heter “Sveriges fulaste kontor” och här är syftet mycket oklart och värdet minst sagt begränsat. Troligtvis handlar det om att kunna skratta åt några som inte fått till det, och vinnarna visar ofta upp rätt eländiga interiörer, om än ofta personliga. Priset är ett gäng möbler och lite målarfärg med åtföljande småtrista men oklanderliga resultat.

En annan tävling, “Sveriges snyggaste kontor” är mera ute efter att hitta förebilder att inspireras av. Som om utseendet var allt. Men utfallet är i alla fall mer värdefullt. Nyligen har spelföretaget Dice vunnit ett första pris, kontoret ligger på i Glashuset på Söder i Stockholm och är utvecklat och gestaltat av BSK arkitekter.

Denna arbetsplats är minst av allt en sval och konventionell historia. Istället samsas här en mångfald av platser och ett ganska spretigt uttryck. Inte alltid snyggt i konventionell mening men roligt och bra. Och medarbetarna gillar det! Här finns en länk till flickr med bilder att titta på.

Roligt att ett innovativt anslag gick hem denna gång. Kontoret är dock 5 år gammalt, så då vet vi med säkerhet att framtiden är här och nu!

/ TNB

Alexander Calder och lite ståltråd. Tack!

Så borde det vara, det låter självklart, men processledarens vardag är i själva verket en ständig utmaning, särskilt när Du väljer en aktiv position, drivande, kanske rent av krävande. Reaktion föder motreaktion, systemet Du agerar i blir tydligt, med sina bra och måhända dåliga sidor. Du blir en del av sammanhanget och påverkas. Reagerar utifrån Dina egna värderingar och livserfarenheter, känner lust och olust, vill komma närmare eller drivs på flykt.

En stor utmaningen för den som gjort resan många gånger och vet vad som kan uppnås, är att hantera skillnaden mellan den rådande verkligheten och visionen av hur det kunde vara, eller borde vara. När det är som bäst. Att hantera begreppet kvalitet, oupplösligt förbundet med ordet förväntningar. Höga förväntningar.

Att stå ut med att världen inte är perfekt och dessutom leva med att kraften att sträva efter fulländning rent av saknas. Kanske inte på grund av bristande ambition utan för att de Du samarbetar med aldrig varit där, inte kan föreställa sig något annat det som är här just nu. Eller för att rädslan finns att inte duga i en ny utmanande verklighet.

Som processledare är det lätt att i ett sådant sammanhang tvivla på att det Du trodde dig veta om världens fantastiska möjligheter faktiskt är på riktigt, lätt att tappa fotfästet! Då kan det vara bra att ta del av det bästa, som tröst och stimulans och ännu viktigare, som bevis på att kvalitet faktiskt finns och kan kännas igen av oss alla när den är som bäst.

Här finns konsten alltid tillgänglig. Du kan välja mellan litteratur, bild, teater, musik eller dans. Eller allt tillsammans. Som att se filmen Pina och ta del av mästerskapet hos dansaren, koreografen och kanske även ledaren Pina Bausch. Då blir världen hel igen, och allt är möjligt!

/ TNB

På plats i verkligheten

- När man talar om framtidens arbetsplats så berör det ju helt sömlöst varje del i tidningen från första till sista sidan, jo även serierna. Ekonomi, teknik, politik, arbetsmarknad, relationer, arkitektur, och berättelser om framtiden! Hur tar ni Er an det som går på tvärsan?

- Det gör vi inte i någon vidare utsträckning. Varje redaktion bevakar ju svartsjukt sin egen existens och gränsdragningsdiskussionerna tar massor med tid och energi. Till ingen nytta för läsarna. - Så en teaterpjäs som handlar om sport och korruption i Stockholm, det skulle vara en utmaning? - Jo minsann!

Ungefär så var samtalet, och känslan efteråt en smula nedstämd. För vad hjälper en luftig layout om inte öppenheten finns i organisationen? Och i arbetsplatsens värld, vad är meningen med nya möbler om man dränker kontoret i papper?

Som vanligt: Börja med att arbeta inifrån och ut!

/ TNB

Annat var det förr, verkligheten liksom verkligare

För så är det. Många spenderar lika mycket tid i de virtuella rummen som i det så kallade verkliga livet. Helt enkelt för att man jobbar och umgås ihop med människor på andra platser och då behöver träffas, samtala och byta information. Vilket innebär telefonprat, e-post, chat, samarbete på projektplatser, egna eller gemensamma distansmöten. Exempelvis.

Verktygen för detta har ju tidigare varit tämligen entydiga. Telefon, dator och det som kallats videokonferens. Nu är gränserna allt mer oklara. Tangentbord, skärm, kamera och uppkoppling finns i de flesta apparater, telefoner med ett bra headset klarar det mesta.

Så börjar IT-branschens ofina annektering av ordet arkitekt ha en verklig mening, uppdraget att bygga ett andra hus, det virtuella. Samtidigt som arkitekten, som gestaltaren av det fysiska rummet, har i uppgift att bygga öppna och flexibla system, inte minst visuella.

För de som skapar den framgångsrik arbetsplats innebär utvecklingen en utmaning och ett måhända ett vägval: Antingen en vag sammanblandning mellan teknik och rum, en värld utan tydliga gränser.

Eller så är det tvärt om. Att människor i ständig samverkan på många platser kräver större klarhet kring omständigheterna, ett tydligare möte mellan helt olika sorters kvaliteter. Att tekniken å ena sidan förpackas tillgänglig och lättanvänd för sig. Och att det fysiska rummet erbjuder starka upplevelser, stimulerande och stöttande.

Så att den så möjligtvis mer verkliga verkligheten, mötet mellan människor, in real life, står sig i konkurrensen. Ett tag till.

/ TNB

Barockpark

Skeppet har landat

Arbetslandskap ute och inne

Kan detta var en av många bilder av framtidens arbetsplats: Trädgårdspaviljongen i större skala. Det är klart 2015, då får vi se.

/ TNB

En större verkilghet än 27″. Men intressantare?

Frågan är bara: Hur ska den ska verkliga verkligheten kunna konkurrera med alla möjligheter i den virtuella.? Vilka upplevelser avnjuts bäst IRL?

/ TNB

Viljan att reda upp frågor på plats är god, men ändå är arkitekten otålig. Han har suttit så många timmar och gnetat, så många mått, så många tekniska specifikationer. Projektering kalls det, något helt annat än att ha en bra idé och föreslå hur rumslighet och ljus och akustik ska samverka till en användbar och trevlig helhet.

Fast det verkar rätt OK. Alla gubbar ser lugna ut, ja så klart är det bara män idag med. Först är det konstruktörens tur, lite resonemang kring avväxling av en trappa, det går långsamt, alla har fattat hur problemet ska lösas men ändå pratas det. Betalt per timme, tänker arkitekten och försöker att behärska sig.

Sedan är det ventilationen. Kanalerna får inte plats, kan vi sänka korridortaket till två och tjugo? Alla tittar på arkitekten, detta är ett förutsägbart spel. - Nej, ska folk huka sig, de kommer att stöta i taket om de viftar lite med armarna. Arkitekten viftar lite med armarna. Muttrar, två och trettio, inte mindre!

El tar mindre plats, men ihop med tele, data och säkerhet är det nog så knepigt. Denna gång har alla lovat att vara lite bättre samordnade när knappar och uttag placeras. Så att det inte blir som det brukar med en rökdetektor mitt på väggen i receptionen där en tavla skulle sitta.

Sen är det arkitektens tur, och nu är det plötsligt lite spänd stämning. Bygget har ju blivit dyrt och det är dags att spara och stenen i entrén kan den inte bytas mot klinker? Det finns ju så mycket snyggt som ser nästan likadant ut menar platschefen, has fru var i kakelaffären i lördags. Arkitekten försöker vinna tid genom att lova att kolla, trixar sig till att bibehålla ett undertak, ger upp glaspartier i massivt trä, nu vill han därifrån. - Är vi klara? Nej det var en sak till. Lamporna i entrén. - De här ser väl lika bra ut, nästan identiska kopior på de danska, nästan halva priset! Det är den unga uppköparen som talar.

Arkitekten, som verkligen tycker att han försökt göra kloka prioriteringar inom en given budget men ändå tvingats kompromissa i månader får plötsligt nog. Han stirrar på mannen, ser hans osäkerhet, förstår att han inte behöver ta i, och ändå…

- På vilket sätt menar Du att Dina billiga lampor på ett bättre sätt skapar positiv upplevelse hos de som kommer på besök, skapar en känsla av kvalitet och respekt helt enkelt, och därmed bidrar till att hyresgästerna i sin tur gör framgångsrika affärer, och då gärna förlänger sina kontrakt, betalar sin feta hyra och därmed skapar framgång för fastighetsägaren, som ju faktiskt är den som betalar Din och min djävla lön? Har Du tänkt på vad in i helvete dyra Dina fula lampor kan vara när alla som kommer in och garvar och Du och jag i slutändan blir arbetslösa, kan Du fatta det? Va?

Det underligaste är att ingen regerar särskilt. - OK då, det var bara ett förslag, svarar den unge mannen, kanske van vid hårda tag i entreprenörssvängen. Men för arkitekten är mötet en vändpunkt. Om hans yttersta mål i livet inte är att bevaka tusen delar i det pussel en byggnad är, så behöver inte världen honom som projektör heller. Han behöver något annat, och han vågar så småningom vilja något annat, och till slut göra något annat.

Livet går vidare, och så finns det en ledig plats i byggfutten för en tålmodig och modig projektör.

/TNB

Generaldirektören föregår med gott exempel

En träningsform som växer just nu är Crossfit. Det är en kombination av styrke- och konditionsträning och bygger på övningar med hög intensitet och stor variation. Träningen syftar till att skapa en så komplett och allsidig atlet som möjligt, men det handlar om förbättrade fysiska prestationer, inte att skulptera kroppen.

Prestation går här, för en gångs skull, före skönhet.

Kretsen runt crossfitutövare har identifierat det man menar utmärker en person med utvecklade fysiska färdigheter. Och det är inga egenskaper att förakta hos en ledare, eller medarbetare heller, för den delen.

Som: Uthållighet, styrka, flexibilitet, fart, samordning, vighet, balans och precision.

Tänk om dessa kvaliteter fanns i en hel organisations sätt att fungera. Vilken konkurrenskraft både vad gäller att leverera uthålligt med kvalitet och att snabbt förnya sig efter ändrade förutsättningar.

Är det gymnastik-VM stan? Nej det är medarbetarna på Riksrevisionsverket som tar en lunchpromenad!

/TNB

Unikt resmål med en alldleles egen grafisk profil

I grunden är detta som vanligt ett gammaldags och smula unket patriarkalt förhållningssätt. Går igen i en slogan för Stockholm - “the Capital of Scandinavia” en självutnämnd överhöghet över Köpenhamn och Oslo som antas imponera storligen på en utländsk turist.

Frågan är vad som är mest patetiskt, den barnsliga omnipotenta fantasin eller den sorgliga bristen på självförtroende. Eftersom alla åthävor är onödiga, det som verkligen spelar roll i längden handlar ju inte om utanverk utan om innehåll och då duger man ju väldigt bra ändå. I alla fall om staden är en skärgård. Och ren.

……

En högskola bad om hjälp med att göra i ordning kontoret: - Vi attraherar inte utländska forskare, vi måste profilera oss för att möta konkurrensen. Vad man inte såg var det mest uppenbara, att det inte var något större fel på hus eller inredning, men däremot att arbetsplatsen var rörig och stökig, att år av användning utan verklig omsorg gradvis förslummat arbetsmiljön.

Så rådet blev: - Börja med att städa och sedan slänga det som är onödigt eller slitet. Ordna det som är kvar på bästa sätt, det räcker långt och processen i sig skapar dessutom stolthet och medvetenhet, skönheten kommer inifrån som bekant. Också.

……

I Paris var man först ut och byggde ett väldigt högt torn, högre än vad man kunde tänka sig vara möjligt på den tiden, industrialismens triumf, bokstavligt talat innehållslöst men med möjlighet att erbjuda en utsikt över staden och det romantiska resmålets alla möjligheter.

Grandiosa politiker har förstås även här känt sig manade att på senare tid köpa staden uppmärksamhet men valt andra vägar än det höga huset. Som att satsa på kultur, inte bara i form av byggnadsverk och utanverk utan även med innehåll och mening. Och det drar folk.

……

Att skapa ett starkt varumärke handlar ytterst om möten. Som präglas av kvaliteter som användbarhet, stolthet, tillhörighet och så småningom lojalitet. Ett möte mellan människor: Welcome, bienvenue, willkomm, 受欢迎, ا أهلا وسهلا

/ TNB

Snyggt kopieringsrum, men snart onödigt!

Så här skriver DN: “Informationsmängden ökar ständigt och anställda överöses av mejl och sms sprängfyllda med information. Företagen är ofta duktiga på att digitalisera dokument men mindre bra på att lagra dem systematiskt så att rätt personer kan hitta dem…. Störst andel som klagar på att den förlegade tekniken hindrar deras arbete finns inom offentlig sektor.”

Artikeln beskriver också svårigheterna med att ta hand om humankapitalet, eller den tysta kunskapen, hos en grupp erfarna och specialister som är på väg att pensioneras och omvandla detta till strukturkapital. Relevant och sökbart.

Lösningen är förstås en hel arsenal av åtgärder, som tydliga digitala strukturer, smarta ärendehanteringssystem, välfungerande utrustning och inte att förglömma utbildning av medarbetarna för att verkligen dra nytta av investeringen. För i slutändan är det personliga beteendet som avgör, i artikeln uppger 40&% att man skriver ut dokument för att läsa.

I bästa fall för att återvinnas i pappersinsamlingen. Och i sämsta fall för att stoppas i en pärm, i en hylla, i ett rum, i ett kontor, i ett hus, i ett kvarter, i en stad, för att aldrig aldrig återfinnas.

/TNB

Ingredienser för en komplett måltid

För den som nyfiket söker olikheter, eller vill förstå samspel med andra, finns en rad modeller för roller i en grupp. De flesta människor har flera karaktärsdrag och ofta avgör situationen vilken roll man förstärker. Den amerikanske beteendevetaren Ichak Adizes föreslår en indelning i fyra kategorier, alla med styrkor och svagheter

Integrerarens starka sidor är att lyssna, samverka och bygga team men tenderar också att bli sammanblandad, konflikträdd och beslutsoförmögen

Entreprenören är bra på att se de stora linjerna, vara kreativ och visionär men kan samtidigt vara dåligt förankrad i verkligheten och en smula hänsynslös

Produceraren är handlingskraftig och ser till att saker blir gjorda men riskerar att vara väl oflexibel i förändring och att otåligt göra allt själv

Administratörens talang är att bevaka ordning och reda, organisera och skapa rutiner, men kan uppfattas som plågsamt byråkratisk och alldeles för fokuserad på detaljer.

Det kan ligga nära till hands att tro att exempelvis en grupps utvecklingsförmåga bäst gynnas av en stor del entreprenörer som handlöst kastar sig in i nya projekt. Forskning och erfarenheter från många begåvade, men havererade projekt, visar på motsatsen. När någon visar på möjligheten (E) ska gänget samlas kring uppgiften (I) arbetet planeras (A). Sen är det nog dags för lite verkstad (P) för att det ska bli något av det hela.

Den som en gång identifierat sig själv och andra i en arbetsgrupp utifrån dessa kategorier har mycket att hämta. Att som entreprenör besinna sig när tempot sjunker och de tråkiga detaljerna avhandlas, och med respekt och tacksamhet lyssna till administratörens välstrukturerade bidrag, kan vara en mycket nyttig erfarenhet.

Fast jobbig!

/ TNB

En annan värld: Vindens sus, vattnets porlande

Mobiler, datorer, kopieringsapparater, mikrovågsugnar, diskmaskiner, passersystem, hissar. Allt låter: Pip, surr, pling, plong, swisch, bonk. Frågan är varför?

Sannolikt finns många ljud där i största välmening, som en extra påminnelse, för att underlätta för synskadade. Men kanske ska vi ändå fundera en stund. Kan vi hitta andra vägar för att varna, uppmärksamma, signalera.

Borde vi ställa nya krav på tekniken? Att ljuden på vara apparater ska gå att stänga av. Att vi ska få välja själva. En värld utan pip.

/ TNB

Jag duger, Du duger
Det är väldigt bra att vi är olika

Jag gissar inte Dina tankar och Du gissar inte mina
Jag tar ansvar och beskriver vad jag behöver
Behov som Du respekterar som jag respekterar Dina
Tillsammans finner vi en lösning

Jag behöver inte kontrollera det Du gör
Du behöver inte kontrollera det jag gör
Det frigör tid och kraft, att använda tillsammans

Det blir aldrig mer som vanligt
Framtiden är oviss och det är intressant
Det ordnar sig alltid

Jag är här och nu, det är allt, det är tillräckligt

/ TNB

Men vad säger vi om detta: “Lite extra festligt är det på fredagar, då blir det kaka. Vi turas om att baka, har en lista i köket så att alla kan hålla reda på vems tur det är.” Fantasin sätts i rörelse, berättelsen tar olika riktningar.

Ska det vara, ska det i alla fall vara kvalitet

Som: “Vi är några få som tycker att det är jättekul att byta kakrecept, men häromdagen fick vi Kenyansk grönkålspudding, skitäckligt men onekligen ett kul initiativ från Olle som kom loss första gången på tre och ett halvt år, mest för att retas med oss husmödrar som han larvigt nog kallar oss”. Fortfarande gott humör, finns här en hälsosamt distanserad inställning till arrangemanget?

Eller vad tänker vi om detta: “Ja det finns ju några som aldrig bakar, påstår att de inte kan eller har tid, eller bara slänger fram en färdigköpt rulltårta, känns ju inget vidare för oss som anstränger oss. År ut och år in.”

Nu blir det måhända lite mer komplicerat. Hur mysigt kan vi ha det innan det trevliga blir familjärt, när gränsen mellan arbetets professionella gemenskap övergår till hemmets privata ritualer? När det inte räcker att vara kompetent inom sitt ämnesområde och ambitiös i sitt medarbetarskap. Man förväntas baka kaka också. Och ger man fan så hamnar man utanför. För så har vi ju alltid gjort. Bakat kaka.

Då blir inte den trivsamma vanan inte så oskyldig eller ofarlig längre. Förstås för att kabakandet i sig har ett så tydligt internfokus, här har vi tid att ha det lite mysigt. Men främst för att en outtalad förväntan, utan tydlig förankring i en genomtänkt och gemensam kundfokuserad kultur är ägnat att skapa godtycke, att slumpartat överlåta till informella ledare vad som går an och inte. Bestämma över skuld och skam.

Så vad är lösningen, att som chef göra kakbakningen obligatorisk? Nja, det strider sannolikt mot en massa arbetsrättsliga överenskommelser. Förbjuda kakbakning? Måhända inte. Det rimliga är väl att komma överens om att varje kaka är en verklig gåva. Att ta emot eller vänligt tacka nej till, utan varje fantasi om gentjänst eller motprestation.

En sådan kaka smakar bäst!

/ TNB

Systematiserad kunskap

“Vi behöver i högre grad bli en lärande organisation. Det finns mycket kunskap inom vår organisation och arbetsmetoder utvecklas på många håll. Vi skulle dock kunna tillvarata erfarenheter och metodutveckling på ett mer strukturerat sätt. Det handlar om att bli bättre både på att utvärdera och på att sprida goda exempel så att de används i hela organisationen.

Därför inrättar ledningen en ny funktion för utvärderingsverksamhet. Satsningen är starkt inriktad på arbetsmetoder som är till praktisk nytta i det dagliga jobbet. Till funktionen knyts ett råd med akademisk kompetens som ska garantera att utvärderingsverksamheten håller hög kvalitet. Resultaten av de kvalificerade uppföljningar som görs ska publiceras i en rapportserie och på andra sätt spridas inom organisationen.

Alla inom vår organisation har sedan ett ansvar för att metodutvecklingen används…. Det tas fram mycket ny kunskap om hur vårt arbete kan bedrivas, men nya metoder och rutiner måste tillämpas snabbare och på fler ställen än vad som sker i dag.”

Vilken organisation kan detta gälla? Kanske borde det vara där Du jobbar!

/ TNB

Vi är framtiden, redan nu.

Och så gör man ett kontor utifrån hur man har det idag - men skruvar till det lite. Gör en öppen lösning, sätter dit nya intressanta möbler och mer miljövänlig teknik. Gott så, men knappast nytänkande.

Vi borde därför lyfta blicken en aning, våga vara helt förutsättningslösa, vända oss till dem som äger framtiden, för det är ju de som i morgon ska använda det vi skapar idag. Nu är det dags att fråga barnen. Hur ser morgondagens arbetsplats ut, hur borde den se ut?

Och verkligen ta svaren på största allvar. Kanske är det den största utmaningen.

/ SS, TNB