Future Workspace

Här kommer den sista pigga inslaget i vår serie 10+10 goda råd.  Det kan vara lite opraktiskt att läsa materialet baklänges som bloggformatet bjuder. Du kan ladda ner texten i ett mer läsvänligt format här.

När alla är beredda att ”prova och se” inför en förändring, krävs också vaksam uppföljning av det som inte blev perfekt från början. Hitta interna rutiner för uppföljning, behåll projektorganisationen ett halvår efter flytten, och ha en liten reserv för kompletteringar. Och vårda sedan arbetsplatsen med omsorg och stolthet, det är den värd!

En flytt är varken domedag eller pånyttfödelse, bara ett spännande avstamp för ett nytt vardagsslit för att skapa världen. Titta på de senaste årens förändringar. Blir de inte blir färre i framtiden kan de flesta räkna med att efter ett halvår har verksamheten organiserats om, hälften har bytt plats, några ledare har kommit och några har gått. Business as usual.

Glöm inte utvecklingen av arbetskulturen! Trycket att leverera till byggnads- och inredningsentreprenader är stort, och tar ofta över abstraktare frågor. Inför inflyttningen är det inte minst viktigt att aktualisera spelregler på det nya kontoret. Syftet är att organisationen ska komma överens om ett gemensamt förhållningssätt kring beteenden, ordning och kommunikation i vardagen. Respekt i det interna samspelet ger på köpet respekt för organisationens uppdrag och kundens behov.

Styrgruppsmöten, referensgruppsmöten, projektmöten, delprojektmöten, projekteringsmöten, byggmöten, samordningsmöten, flyttmöten. Det är mycket information som ska lämnas och hämtas, och här sätts allas kommunikations- och samarbetsförmåga på prov. Här finns också stora möjligheter effektivisering. Incitament till tidsbesparingar istället för tvärt om, systematisk och drivande projektledning, tydlig fördelning av ansvar och befogenheter, tillit till alla aktörers förmåga att överträffa sig själva för kundens skull, kan göra arbetet lättare.

Det är lätt att förlora sig i detaljer och fatta beslut i fel ordning. Att ta de stora frågorna först, de som funktionellt, kostnads- och tidsmässigt är avgörande, är lättare om man formaliserar arbetet. En förstudie hjälper alla aktörer i projektet att prioritera mellan olika kvaliteter och kostnader. Återigen gäller att bra förberedelser absolut lönar sig, även i mindre projekt.

Detta är det strategiskt viktigaste steget, så här behövs hjälp! Ta stöd av kvalificerade hyresförhandlare. Anlita arkitekter och tekniska konsulter för att testa kvaliteten hos aktuella objekt med översiktliga inplaceringar, gärna med alternativ mellan öppet och slutet. Med utgångspunkt från ett strategiskt program förs en genomlysande och systematisk diskussion kring olika alternativ och ett investeringsbeslut kan fattas på goda grunder. Och när det sedan närmar sig avtal, precisera för allt i världen noggrant - vilka kvaliteter ingår, vem betalar vad?

Utifrån visionen preciserar projektet de aspekter som ligger till grund för lokalsökning. Hit hör ekonomi, läge, profil, effektivitet, flexibilitet, flöden, samband, säkerhet, förutsättningar för projekt- och koncentrationsarbete mm.

Även den ofta kritiska frågan om eget rum eller storrumskontor bör tas ett steg mot beslut. Dessutom bör önskemål och krav prioriteras. Ta hjälp av arkitekter och verksamhetskonsulter som känner till fallgroparna.

Förmedla en målbildFör att säkra att hela organisationen ges möjlighet att reflektera kring utveckling och förändring, krävs en tydlig start på projektet.

Externa föredragshållare som belyser omvärldsförändringar, ledare som lyckats i liknande projekt, och möjligheter att ställa frågor och lämna synpunkter bidrar till att lyfta blicken från det egna till den gemensamma utvecklingen.

Med webverktyg kan större kartläggningar göras mycket tidseffektivt . En medarbetarenkät kring nuvarande arbetsformer och arbetsverktyg, liksom förväntningar och farhågor inför framtiden kan vara ett redskap.

Det stärker medarbetardialogen, ger underlag för processarbetet och skapar en referenspunkt för utvärdering av projektet. Enkäten följs upp ca ett halvår efter flytt för att mäta utfall och kartlägga förbättringsområden.

För att säkra att hela verksamhetsledningen agerar klokt och samordnat bör processen inledas med en workshop. Där ska en vision för den nya arbetsplatsen skapas i relation till omvärldsutveckling och de egna strategierna.

Även möjligheter och risker kring den framtida verksamheten och arbetsplatsen lyfts fram. Och det är inte slöseri med tid för en upptagen chef! Ett gemensamt färdriktning effektiviserar det kommande arbetet och skapar trygghet i dialogen med medarbetarna.

Vad gör vi bra och vad kan vi göra bättre? Arbetsprocesser, dokument- hantering, mötesformer, kundmottagning, ledarskap? Pågående eller nystartat utvecklingsarbete bör integreras i projektet redan från början. Men lassa inte för fullt, allt kan inte lösas med en ny arbetsplats!

TNB

Allt fler förstår att arbetsplatsens kvaliteter är viktig och förstärker verksamheten. Platsen är en arena där människors tankar, beteende och förmåga påverkas och utvecklas. Vi handlar annorlunda om omgivningen är trång och tråkig än om den är fri och vacker. Platsens förmåga att tillgodose synlighet, trygghet, exponering, skydd, flödande ideer och tröst kan vara avgörande för verksamhetens effektivitet och trivsel.

Vi tror att besökare och kunder delar synen på arbetsplatsen som en sinnebild av organisationens kultur, att företagets kvalitet hänger ihop med vilken omgivning man väljer att leva i. Det innebär inte att ett liv i lyx är det rätta, ofta är det precis tvärt om, att stolt visa upp ekonomisk ansvarfullhet och kundfokus. Det är självkänslan i det medvetna valet av profil som är avgörande och som långsiktigt bygger identitet och image.

TNB