I DN 091003, länk, skriver Thomas Östros m.fl. om en effektivare myndighetsstruktur. Syftet är att spara miljardbelopp. Som vanligt, i arvet efter industrisamhället, ser man tjänste- och kunskapsorganisationer som maskiner. Som man kan skruva och vrida på för att gå lite snabbare, höja varvtalet, trimma. Mycket väsen, liten skillnad.
Organisationen som vuxen-Mecano
I boken organisationsmetaforer, se länk, förslås andra infallsvinklar som kompletterar bilden. Exempelvis organisationen som kultur, politiska arena, organism och hjärna. Varje sätt att se på organisationen skapar ny förståelse.
I artikeln föreslås att man: 1. Ska slå ihop myndigheter och lägga ned dem vars arbetsuppgifter kan övertas av andra. 2. Skapa incitament för att utnyttja statens lokaler bättre och öka samordningen av myndigheternas inköp. 3. Ta del av ny teknik och utreda om även svenska myndigheter kan börja använda fri programvara.
Jaha? Så pass… Wow?
Ja det är genant enkelt att göra en lista med handlingar som frigör ännu mer resurser, ökar verkningsgraden och generar energi i sig själva. I grunden handlar det om förståelsen att dagens arbetsliv inte bara handlar om expertkunskap utan om att utveckla ledar- och medarbetarskap och att detta behöver helt nya arenor. Organisationen som hjärna, närmast.
Exempelvis:
1. Säkerställ ett konsekvent mål- och värderingsstyrt ledarskap. Många offentliga institutioner dras med förskräckande konsekvenser av att ständigt byta av chefer, ja inte ledare, som likt nomader vandrar omkring i offentligheten, och tillfälligt slår upp sitt tält, än här än där. Olika kompetenser och förhållningssätt avlöser varandra, ökad förvirring, tilltagande anarki, minskad utvecklingsförmåga i förändring.
2. Frigör 12 arbetsdagar per år och medarbetare. Genom att aldrig leta efter ett dokument, aldrig hantera onödiga mail, aldrig sitta av möten som är onödiga, utdragna och med fel deltatagare, så har många konkurrensutsatta verksamheter bestämt sig för att enkelt spara 4 minuter per timme, ger 12 dagar. Handlar om gemensamma överenskommelser, en smula disciplin och drivs av medarbetarnas lättnad över minskad stress och tillfredsställelse över tid för utveckling.
3. Utveckla arbetsplatser med mindre area men med mer nytta. Ersätt den improduktiva parkeringsplatsen för tomma skrivbord, sällan är det mer än 60% av arbetsborden som används, med arenor som verkligen stöder det individuella och gemensamma arbetet. Allt fler organisationer inom bland annat bank, försäkring, kommunal förvaltning, släppet taget om bilden av kontoret som fabrik, och skapar platser med variation, funktion och motivation, där var och en kan finna den plats som för tillfället stöder uppgiften.
Så handlar det om innehåll istället för paketering. Om verklighet istället för politisk retorik. Enkla och beprövade metoder. Börja i partikanslierna så sprider sig insikten till den offentliga förvaltningen. En stimulerande process. Riktigt kul faktiskt. Lycka till!
/ TNB