Future Workspace

Varje dag går tusentals medarbetare i den statliga förvaltningen till jobbet med känslan av att inte kunna göra sitt bästa. Varje dag drabbas de svenska medborgarna hårt av den uteblivna kvalitet och effektivitet som är följden. Det är förfärligt och det är onödigt. Kunskap finns om hur organisation och ledarskap bör bedrivas. Därmed kan vi även utveckla och utvärdera statsförvaltningen. Att det inte sker beror främst på en sak. Brist på kompetens hos de ytterst ansvariga, politikerna.

.

Jag har som arkitekt och organisationskonsult arbetat med utveckling av arbetssätt och arbetsplats i många år. Ofta är uppdragsgivare statliga myndigheter och verk. Projekten har ofta aktualiserats av en fysisk flytt, när organisationerna insett att det då finns en unik chans att förnya verksamheten. Man har ställt sig tre grundläggande frågor:

Vilket är vårt framtida uppdrag? Hur ska vi utveckla kultur och rutiner för att nå varaktig framgång? Hur bör arbetsplats och teknikstöd stödja det framtida arbetssättet? Intressanta och utmanande ämnen som engagerat alla i organisationen. Tillsammans har man skapat en spännande berättelse och bestämt hur den ska omsättas i handling.

De jag mött är alltså de som är i rörelse, som är nyfikna och ambitiösa. Som vill lämna det gamla bakom sig och gå vidare. Analyserna är likartade. Man har insett begränsningarna i att upprätthålla stelbenta strukturer som kräver ständiga överträdelser för att vardagsarbetet ska fungera. Man har helt enkelt tröttnat på en samtidigt hierarkisk och anarkistisk kultur med dubbla agendor, en situation där allt både är bestämt och kan ifrågasättas och där gemensam utveckling är omöjlig.

Man har förstått att krav på helhetslösningar och snabba beslut istället kräver att organisationens olika kompetenser samarbetar i ett mycket högre tempo. Och att med det följer att barriärer både mellan avdelningar och mellan chefer och medarbetare måste rivas för att dela kunskap och stimulera lärandet. Redan här stora kulturförändringar för de flesta, och ändå är det bara början.

När krav på samverkan och utveckling ökar, fungerar inte heller gamla hierarkiska organisationsmodeller med chefer som lägger näsan i blöt överallt. Självständiga medarbetare och stödjande ledarskap förutsätter svängrum och nya styrmedel. Regler som inte passar nya situationer, ersätts av gemensamma värderingar som stöder förnyelse. Ineffektiva möten och ostrukturerad information blir plötsligt helt oacceptabelt. Ledarskapet handlar nu inte i första hand utveckla individer, utan har som främsta mål att skapa fungerande system där medarbetarna utvecklar verksamheten och varandra.

Så intressant, och så jobbigt innan allt är på plats. Men ansträngningarna är värda besväret. Nu är det roligt att gå till jobbet, nu kan vi utvecklas i takt med nya krav och alltid göra vårt bästa!  Men sen så händer något, det gör det ju alltid.

Som att den gamla myndighetschefen slutar, hon som skapade öppenhet och transparens, tog eget ansvar vid misslyckanden, synliggjorde medarbetarnas värde i framgång. Och en ny tillträder. I bästa fall är det en ledare som ser sig som spanare och vägvisare i en lärande organisation. Allt för ofta är det en chef som vill sätta avtryck, rent av är beslutsam. Inte ond, bara med ömklig brist på erfarenhet av organisationer i ständig utveckling. I värsta fall drabbas man av en karismatisk person som drivs av att känna betydelse och få bekräftelse. Och ser till att få det.

Och det är här som de riktigt sorgliga historierna har sin början. Om hur mödosamt erövrade framgångar raseras . Hur byråkratisering, ängslighet, underliga påbud, krångliga beslutsvägar och plötsliga hinder får hjulen att snurra allt långsammare, det öppna samtalet att tystna, modet att minska. Medarbetarna biter ihop och hoppas på bättre tur vid nästa tillsättning, återgår i värsta fall till gamla vanor och förhållningssätt.

Vems är ansvaret? Fortsättning följer.

TNB

Taggar: politiker, statsförvaltning

Postades söndag, mars 15th, 2009:18:27 under Arbetssätt & kulturutveckling.
Trackback.